Die Kooperationsprojekte sind von den Rektorinnen bzw. Rektoren mit beiliegendem Formular und unter Anschluss der verbindlichen Zusicherung der Kostenbeteiligung des/der Kooperationspartner(s) auf elektronischem Weg über die Plattform https://unicontrolling.bmbwf.gv.at bis 31. März 2016 im Bundesministerium für Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft einzubringen.
Nach Prüfung auf Einhaltung der Formalkriterien werden die Anträge zusammen mit den eingeholten externen Expertisen an die Auswahlkommission weitergeleitet. Diese wird bis Anfang Mai 2016 einen Vergabevorschlag erstatten. In der Folge trifft der Bundesminister für Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft die endgültige Vergabeentscheidung.
Die Entscheidung wird den Universitäten ehestmöglich schriftlich bekanntgegeben.
Die Auszahlung der bewilligten Mittel ist in drei Raten geplant und hängt vom Projektfortschritt ab. Im Fall der (teilweisen) Nichtumsetzung bzw. Nichtdurchführbarkeit wird eine entsprechende Kürzung der Projektmittel vorbehalten.
Der Projektfortschritt ist im Wege eines von den Universitäten jeweils zum 30. September (Ende des Studienjahres) zu legenden Zwischenberichts zu dokumentieren, ein entsprechendes Berichtsformular wird termingerecht elektronisch bereitgestellt. Nach Projektende ist ein Abschlussbericht unter Berücksichtigung der Kriterien „im Rahmen der Kooperation angestrebte und tatsächlich erreichte Ziele“, „Grad der Zielerreichung“, „terminliche und finanzielle Umsetzung des Vorhabens“ und „Perspektiven für die zukünftige Entwicklung“ zu legen. An Hand dieser Kriterien wird nach Abschluss der Projekte das Bundesministerium für Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft eine Evaluation des Programmes veranlassen. Über die Ergebnisse werden die Universitäten informiert, wobei in diesem Zusammenhang auch besonders erfolgreiche Projekte beispielhaft vorgestellt werden sollen.