Mit Inkrafttreten des UG 2002 erfolgte eine gravierende Umstellung im universitären Rechnungswesen. Statt eines kameralistischen Regelwerks kommt die doppelte Buchführung im Haushaltswesen der Universitäten zur Anwendung.
Als ein neues Berichtselement wurde in diesem Zusammenhang der Rechnungsabschluss, bestehend aus Bilanz (Vermögensrechnung), Gewinn- und Verlustrechnung (Ergebnisrechnung) sowie dazu gehörigen Angaben und Erläuterungen eingeführt, der ein übersichtliches Bild zur wirtschaftlichen Situation der Universität geben soll.
Als Referenzrahmen dient der erste Abschnitt des dritten Buchs des Handelsgesetzbuches (jetzt Unternehmensgesetzbuch – UGB), welcher in der Univ. Rechnungsabschluss VO sinngemäß zur Anwendung gelangt. Dieser Teilbereich des UGB regelt im Wesentlichen die Buchführung und das Inventar, die Erstellung des Jahresabschlusses, die Bewertungsvorschriften sowie Angaben zur Aufbewahrung und Vorlage von Unterlagen.
Die betriebswirtschaftlichen Grundsatzanforderungen an das Rechenwerk, nämlich Vollständigkeit, klare und übersichtliche Aufstellung (u.a. durch Anwendung von Gliederungsvorschriften für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung), um ein möglichst getreues Bild der Vermögens- und Ertragslage zu vermitteln, gelten somit auch für den universitären Rechnungsabschluss.
In § 16 Abs. 2 des UG 2002 wird auf die Univ. Rechnungsabschluss VO verwiesen, welche die genaue Gliederung für den Rechnungsabschluss festlegt und im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Finanzen erlassen (Bekanntmachung BGBl. II Nr. 292/2003, vom 18. Juni 2003) wurde.
Seit Inkrafttreten der Univ. Rechnungsabschluss VO erfolgten folgende Novellierungen:
* 11. November 2010, veröffentlicht im BGBl. II Nr. 349/2010
* 29. Jänner 2016, veröffentlicht im BGBl. II Nr. 32/2016
* 19. Juli 2021, veröffentlicht im BGBl. II Nr. 324/2021
* 5. Juli 2023, veröffentlicht im BGBl. II Nr. 214/2023
In der Univ. Rechnungabschluss VO wird bei der Darstellung einzelner Bilanzposten sowie Gewinn- & Verlustrechnungspositionen - mit gewissen Abweichungen vom UGB - auf die Besonderheiten des Universitätsbetriebes Bedacht genommen.
Sonderregelungen gelten etwa in der Bilanz bei den Ansatzvorschriften für immaterielle Vermögensgegenstände. So ist eine Aktivierung von selbst erstellten Rechten und Lizenzen zulässig und es wurde mit der Novelle 2010 ein eigener Posten für aktivierungsfähige Nutzungsrechte des Klinischen Mehraufwands geschaffen. Im Bereich des Sachanlagevermögens gibt es eine universitätsspezifische Bilanzposition mit dem Titel „Wissenschaftliche Literatur und andere wissenschaftliche Datenträger".
Beim Umlaufvermögen ist, im Gegensatz zur UGB Regelung, eine Pauschalwertberichtigung nicht zulässig. Und statt den üblichen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen sind die dem Universitätsbetrieb dienenden „Betriebsmittel" auszuweisen.
Beim „Eigenkapital" ist mit der Novelle 2010 eine Aufgliederung in die Positionen Universitätskapital, Rücklagen, Bilanzgewinn bzw. -verlust sowie Gewinn- bzw. Verlustvortrag vorgesehen worden. Ferner sind eigene Posten für "Unversteuerte Rücklagen" sowie "Investitionskostenzuschüsse" vorhanden.
Weitere universitätsspezifische Anpassungen gelten auch für die Gewinn- und Verlustrechnung. So wurden, um eine besseren Vergleichbarkeit der Rechnungsabschlüsse zu gewährleisten, eigene Erlös- und Aufwandspositionen festgelegt.
Bei den Umsatzerlösen sind z.B. "Erlöse auf Grund von Globalbudgetzuweisungen des Bundes", "Erlöse aus Studienbeiträgen" und seit der Novelle 2010 "Erlöse aus Studienbeitragsersätzen" sowie "Erlöse gemäß § 27 UG" bzw. "Kostenersätze gemäß § 26 UG" vorgesehen. In den "Sonstigen betrieblichen Erträgen" wurde ein eigener Ausweisposten für die "Auflösungen aus Investitionskostenzuschüssen" geschaffen. Mit der Novelle 2016 erfolgt außerdem eine Untergliederung der "Sonstige Erlöse und andere Kostenersätze" durch den Zusatzposten "sonstigen Erlöse von Bundesministerien".
Auch bei den Aufwandspositionen gibt es universitätsspezifische Untergliederungen. Im Personalaufwand ist der Anteil für die "Refundierungen an den Bund für der Universität zugewiesene Beamtinnen und Beamte" gesondert darzustellen.
Und zu den "Übrigen betrieblichen Aufwendungen" ist seit der Novellierung 2010 in den „Angaben und Erläuterungen“ eine detailreiche Aufgliederung vorzunehmen.
Zusätzlich ist in den „Angaben und Erläuterungen“, als universitätsspezifische Besonderheit, das Ergebnis aus den Tätigkeiten gemäß §§ 26 UG und 27 UG getrennt anzugeben. Ferner die direkt zuordenbaren Erträge und Aufwendungen aus Lehrgängen und ähnlichen Veranstaltungen.
Mit Novellierung der Univ. Rechnungsabschluss VO im Jahr 2010 wurde außerdem ein neues Berichtselement in den Rechnungsabschluss aufgenommen, der "Frühwarnbericht". Dieser Bericht wird nur im Falle einer angespannten wirtschaftlichen Situation von Seiten der Universität an das BMWFW übermittelt und soll im Idealfall wenige Seiten umfassen. Der Bericht wird nur dann notwendig, wenn ein negatives Jahresergebnis vorliegt und die Eigenmittelquote unter 8 % liegt oder der Mobilitätsgrad unter 100% sinkt.
Der Inhalt umfasst zumindest kurze Angaben zur Ursachen für den Jahresfehlbetrag, eine Plan-Gewinn- und Verlustrechnung, Plan-Bilanz und Liquiditätsplanung samt Planungsprämissen für die Dauer der laufenden Leistungsvereinbarung. Ferner eine Darstellung von möglichen Einsparungs- und Sanierungsmaßnahmen sowie Angaben, ob gravierende Veränderungen der zugrunde liegenden Rahmenbedingungen seit Abschluss der Leistungsvereinbarung eingetreten sind.
Mit Novellierung der Univ. Rechnungsabschluss VO im Jahr 2016 wurden v.a. Anpassungen aufgrund des Rechnungslegungsänderungsgesetz 2014 (RÄG 2014) nachvollzogen. Mit den vorgenommenen Anpassungen in Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung sollen rechnungslegungsspezifischen Vorgaben der EU - mit der Zielsetzung, unternehmensrechtliche und steuerrechtliche Bestimmungen anzugleichen - umgesetzt werden. Die Novelle kommt erstmals mit dem Rechnungsabschluss 2016 zur Anwendung.