Als Rechtsgrundlage, die das Verhältnis zwischen Staat und Universitäten regelt, dient das Universitätsgesetz 2002. Darin wird u.a. bestimmt, dass Universitäten vom Bund eingerichtete juristische Personen des öffentlichen Rechts sind (vgl. § 4 UG).
Bezüglich der Gebarung und des Rechnungswesens an den Universitäten sind die Bestimmungen aus § 15 und § 16 UG anzuwenden. Darin wird klargestellt, dass jede Universität
• über ihre Einnahmen frei verfügen kann, sofern gesetzlich nichts anderes bestimmt ist (allfällige Zweckwidmungen sind dabei zu berücksichtigen) und die Gebarung im eigenen Namen und auf eigene Rechnung erfolgt (eine wesentliche Konsequenz der Eigenständigkeit als juristische Personen des öffentlichen Rechts).
• Das das Rektorat die Gebarung nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Transparenz zu gestalten und den Haushalt der Universität mit entsprechender Sorgfalt zu führen hat.
Dazu ist unter der Verantwortung und Leitung des Rektorats ein Rechnungswesen, einschließlich einer Kosten- und Leistungsrechnung, sowie ein Berichtswesen einzurichten, die den Aufgaben der Universität entsprechen.
• Für das Rechnungswesen ist der erste Abschnitt des dritten Buches des Handelsgesetzbuches (HGB) sinngemäß anzuwenden. Dieser Teilbereich des HGB (jetzt Unternehmensgesetzbuch - UGB) regelt im Wesentlichen die Buchführung und das Inventar, die Erstellung des Jahresabschlusses, Bewertungsvorschriften sowie Angaben zur Aufbewahrung und die Vorlage der entsprechenden Unterlagen. Die Universität kann aber darüber hinaus weitere Abschnitte des dritten Buches anwenden, um damit ihrer Verpflichtung zur Rechnungslegung bei Wahrung der Vergleichbarkeit mit den anderen Universitäten nachzukommen.
• Bei Begründung von Verbindlichkeiten - die über die laufende Geschäftstätigkeit der Universität hinausgehen - bedarf es der Zustimmung des Universitätsrats. Dieser kann aber das Rektorat ermächtigen, Verbindlichkeiten bis zu einer bestimmten Höhe ohne seine vorherige Zustimmung einzugehen.
• Für die von der Universität begründeten Verbindlichkeiten übernimmt der Bund keine Haftung, sofern gesetzlich nichts anderes bestimmt ist. Ein Umstand, der sich aus der Umwandlung der Universitäten in juristische Personen des öffentlichen Rechts ergeben hat.
• Die Gebarung von (gemäß § 10 UG) der Universität gegründeten Gesellschaften, Stiftungen und Vereine sowie jener Gesellschaften, deren Geschäftsanteile die Universität mittelbar oder unmittelbar zu mehr als 50vH hält, unterliegen der Prüfung durch den Rechnungshof.
• Und schließlich unterliegt die Universität dem Beteiligungs- und Finanzcontrolling gemäß § 15b des Bundeshaushaltsgesetzes, was ein entsprechendes Planungs- und Berichterstattungssystem an der Universität erfordert.
In Zusammenhang mit dem universitärem Rechnungswesen wird ferner bestimmt (vgl. § 16 UG), dass
• das Rechnungsjahr der Universitäten dem Kalenderjahr entspricht.
• Das Rektorat dem Universitätsrat bis 30. April einen Rechnungsabschluss über das abgelaufene Rechnungsjahr zusammen mit einem Bericht einer Abschlussprüferin oder eines Abschlussprüfers vorzulegen hat.
• Diese Abschlussprüfung vom Universitätsrat längstens sechs Monate vor Ablauf des Rechnungsjahres beauftragt werden muss.
• Der Universitätsrat den vom Rektorat vorgelegten Rechnungsabschluss innerhalb von vier Wochen zu genehmigen und an das BMWFW weiterzuleiten hat und falls bis zu diesem Zeitpunkt keine Genehmigung erfolgt, der Rechnungsabschluss mit einer entsprechenden Stellungnahme dennoch weiterzuleiten ist.
Die Anwendung von UGB-Bestimmungen stellt sicher, dass betriebswirtschaftliche Grundsatzanforderungen auch für den universitären Rechnungsabschluss gelten. Zu diesen Anforderungen an den Rechnungsabschluss zählen etwa
• Vollständigkeit,
• klare und übersichtliche Aufstellung,
• möglichst getreues Bild der Vermögens- und Ertragslage.
Aufgrund dieses gemeinsamen Handlungsrahmens wenden die autonomen Universitäten für Gliederung, Bewertung bzw. Bemessung möglichst einheitliche Grundsätze an. Aus diesem Umstand resultiert letztendlich auch eine hohe Vergleichbarkeit der Rechnungsabschlüsse.
Bezüglich der Veröffentlichung des Rechnungsabschlusses findet schließlich noch (vgl. § 20 UG) eine Bestimmung Anwendung, die besagt, dass jede Universität ein Mitteilungsblatt herauszugeben und im Internet auf der Homepage der Universität öffentlich zugänglich zu machen hat. Im Mitteilungsblatt ist u.a. der Rechnungsabschluss unverzüglich nach Weiterleitung an das BMWFW kundzumachen.
Damit ist sichergestellt, dass der interessierten Öffentlichkeit jederzeit betriebswirtschaftliche Grundinformationen der Universität zur Verfügung stehen.