FAQ

Mit der Univ. Rechnungsabschluss VO Novelle 2010 wurde vom BMBWF eine eigene Informationsbroschüre aufgelegt.

Ferner sind in Zusammenhang mit den universitären Rechnungsabschlüssen seit Inkraftreten der Univ. Rechnungsabschluss VO u.a. folgende inhaltliche Anfragen an das BMBWF gerichtet (auszugsweise) worden:

Haftung

•    Wie sieht es mit der Haftungsproblematik für Universitätsräte und Rektorate bei der Erledigung von hoheitlicher und/oder privatrechtlicher Tätigkeit aus?
In einem Rechtsgutachten bzgl. der Haftung von universitären Aufsichtsorganen (von Univ.Prof. Heinz Krejci) wird ausgeführt, dass für jenen Teil der universitären Aufgaben, die im Rahmen der Hoheitsverwaltung erfüllt werden, der Bund haftet. Da Universitäten jedoch auch privatrechtlich handeln können, trifft die Haftung in diesen Angelegenheiten die Universität. In beiden Fällen liegt die Ersatzpflicht zunächst nicht bei den Personen, die den Schaden verursachen. Sowohl Bund wie Universität können sich aber bei einem Schädiger regressieren.
Wenn Universitätsräte/Rektoren in Entscheidungsketten tätig werden, kann eine anteilige Haftung vorliegen, die umso mehr schlagend wird, als das Mitglied auf die Entscheidung inhaltlichen Einfluss nimmt. Im Hinblick auf die Haftung im Rahmen privatrechtlicher Aktivitäten empfiehlt das Gutachten daher den Abschluss einer Sammel-Haftpflichtversicherung.
Bezüglich der Risken des Rektorats bei der wirtschaftlichen Gebarung wurde der Hinweis „gemäß kaufmännischer Sorgfalt“ in das UG2002 nicht aufgenommen. Das Rektorat hat gem. §15 (1) UG2002 die Gebarung allerdings nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Transparenz zu gestalten und den Haushalt mit entsprechender Sorgfalt zu führen.

•    Bevollmächtigungen im Drittmittelbereich: Welche Risken entstehen im Rahmen von Tätigkeiten gem. UnivG2002 §§26-28. Wird das BMBWF zu diesem Aufgabenbereich Richtlinien erlassen, z.B. bzgl. möglicher Genehmigungsvorbehalte des Universitätsrates?   
Gemäß UG 2002 sind keine Richtlinien vorgesehen, deshalb ist auch von Seiten des BMBWF bis dato nichts geplant.
Im Drittmittelbereich ist die Universität privatwirtschaftlich tätig. Bzgl. Haftung siehe vorherige Fra-ge. Das Rektorat hat entsprechende Richtlinien für die Durchführung solcher Vorhaben zu erlassen. Der Universitätsrat ist dabei nur durch den Genehmigungsvorbehalt eingebunden. Der Rektor ist zur entsprechenden Sorgfalt angehalten. Wenn Verbindlichkeiten eingegangen werden ist die Zustimmung des Universitätsrates einzuholen.

•    Entsteht eine Haftung für Universitätsräte im Zusammenhang mit der Übermitt-lung der Rechnungsabschlüsse bzw. falls die Bilanz ein negatives Eigenkapital ausweist? 
Mit dem Rechnungsabschluss ist auch ein Prüfbericht des mit der Prüfung beauftragten Wirt-schaftsprüfers vorzulegen. Auf  den im Prüfbericht enthaltenen Bestätigungsvermerk kann sich der Universitätsrat hinsichtlich der Einhaltung der Rechtsvorschriften und der Universitätssatzung bei Aufstellung des Rechnungsabschlusses verlassen. Der Prüfbericht muss allerdings keine Aussage über eine positive Universitätsgebarung in Zukunft treffen oder ob die Liquidität der Universität für die Aufgabenerfüllung in Zukunft ausreicht. Dafür ist ein entsprechendes Berichtswesen in der Universität einzurichten. Es besteht – anderes als bei UGB Abschlüssen – keine besondere Berichtspflicht des Abschlussprüfers bei negativem Eigenkapital oder bei Überschreiten der Schwellenwerte des Unternehmensreorganisationsgesetzes (URG). Falls jedoch ein negatives Eigenkapital gegeben ist, sollte der Universitätsrat beim Rektorat genauer nachfragen, welche Gründe dafür maßgeblich sind. Allerdings entstehen auch in diesem Zusammenhang für den Universitätsrat keine Haftungsfolgen. Ein negatives Eigenkapital für sich bedeutet auch noch nicht, dass Überschuldung im Sinne des Insolvenzrechtes vorliegt – diese ist anhand einer Fortbestandsprognose (dem Nachweis der künftigen Zahlungsfähigkeit) zu erstellen.

Bewertung / Aktivierung

•    Welche Aktivierungs- und Abschreibungsmöglichkeiten bestehen bei Investitionen in angemieteten Gebäuden?
Grundsätzlich können Investitionen in Mietobjekten (sog. Mieterinvestitionen) im Rechnungsabschluss der Universität von der sie genutzt werden aktiviert & abgeschrieben werden. Wesentliches Kriterium bei der Einschätzung der Aktivierungsmöglichkeit ist das „Wirtschaftliche Eigentum“, d.h. der Nutzungsmöglichkeit wie ein Eigentümer.
Zu unterscheiden ist jedoch, ob es sich um Instandhaltungsmaßnahmen (Wesensart des Wirtschaftsgutes wird nicht verändert, z.B. Austausch des schadhaften Bodenbelags) oder um Herstel-lungsaufwendungen (z.B. Umbau im Zuge einer Generalsanierung) handelt. Nur ein Herstellungsaufwand ist aktivierbar. Sollten im Rahmen eines Projektes sowohl Instandhaltungsmaßnahmen als auch Herstellungsmaßnahmen anfallen, können beide Teile voneinander getrennt werden.
Insolvenzfähigkeit von Universitäten bzw. Negatives Eigenkapital:

•    Welche Maßnahmen werden von Seiten des BMWFW ergriffen, falls Universitäten eine Eigenkapitalquote von unter 8% der Bilanzsumme ausweisen?
Grundsätzlich ist für Universitäten als  „Körperschaften des öffentlichen Rechts“ die Finanzie-rungssicherheit durch den Staat nach wie vor gegeben (aufgrund der jährlichen Budgetzuweisungen). Die Einleitung eines Insolvenzverfahrens bei Überschuldung stellt daher eine sehr „abstrakte“ Möglichkeit dar, denn die Republik wird wohl kaum die Auflösung einer Universität im Rahmen eines Insolvenzverfahrens zulassen.
Die im UG2002, §16 vorgesehene Einrichtung eines den Aufgaben der Universität entsprechenden Berichtswesens und die Berichtspflicht des Universitätsrates bei Gefahr eines schweren wirtschaftlichen Schadens sollten trotzdem sehr ernst genommen werden. 
Das BMWFW wird bei Vorliegen eines geringen bzw. negativen Eigenkapitals die Umstände, die dazu geführt haben, anhand der vorgelegten Unterlagen sorgfältig analysieren. Besonderes Augenmerk wird auf die Analyse der Liquidität gelegt werden. Viel Sorgfalt sollte daher auf die Darstellung der Fristenstruktur von Forderungen und Verbindlichkeiten in den Angaben und Erläuterungen zum Rechnungsabschluss gelegt werden.
Um diese Analyse zu erleichtern empfiehlt sich generell, vor allem aber bei negativem Eigenkapital,  die Beilage einer Kapitalflussrechnung (gem. Fachgutachten des Fachsenats für Betriebswirtschaft und Organisation des Instituts für Betriebswirtschaft, Steuerrecht und Organisation der Kammer der Wirtschaftstreuhänder). Diese umfassende Analyse der Zahlungsströme ermöglicht die Beurteilung der Liquidität der Universität jeweils für die abgelaufene Rechnungslegungsperiode, erlaubt aber auch Rückschlüsse für die Zukunft. Sie ist daher ein wichtiges Informationsinstrument für das BMBWF und für andere Adressaten, wie z.B. für Lieferanten der Universität.

•    Kann es gemäß Unternehmensreorganisationsgesetz zu einer Vermutung des Reorganisationsbedarfes kommen bzw. welche Kennzahlen werden für die Beurteilung herangezogen?
Die Ansicht, dass das Unternehmensreorganisationsgesetz (URG) auf Universitäten generell nicht angewendet werden kann, ist umstritten, vor allem wenn Universitäten umfangreiche unternehme-rische Aktivitäten durchführen. Die Vermutung eines Reorganisationsbedarfes aufgrund der darin vorgesehenen Kennzahlen kann nicht eintreten, da die Kennzahlen auf Grundlage der Abschlüsse gemäß Univ. RechnungsabschlussVO nicht berechnet werden können. Aber es empfiehlt sich trotzdem, zumindest die Kennzahlen „Eigenkapitalquote“ und „Verschuldungsdauer“ im Rahmen des Rechnungsabschlusses anzugeben.
Falls gem. URG eine negative Fortbestandsprognose bestünde (Eigenkapitalquote unter 8% und Fiktive Schuldentilgungsdauer länger als 15 Jahre), wäre dieser Umstand dem BMBWF sofort mitzuteilen.

Besteuerung

•    Wenn Universitäten selbständige Gewerbebetriebe betreiben, z.B. eine eigene Parkplatzbewirtschaftung, tritt dann aufgrund der erwirtschaften Erlöse eine Umsatzsteuerpflicht bzw. eine Körperschaftssteuerpflicht für die gesamte Universität ein. Kann für solche Steuerpflichten eine Rückstellung gebildet werden?
Eine Umsatzsteuer- bzw. Körperschaftssteuerpflicht trifft nicht die Gesamtuniversität. Parkplatz-vermietung ist ein typischer Teilbetrieb (steuertechnisch „Betrieb gewerblicher Art“). Dafür sollte auch eine eigene Kostenstelle einrichtet werden, damit anfallenden Erträge und Aufwände ordnungsgemäß erfassbar sind. Nur für diesen abgegrenzten Bereich liegt eine Ust-Pflicht vor, aller-dings führt das auch zur Möglichkeit eines Vorsteuerabzuges. Bei der Beurteilung, ob es sich um einen eigenständigen Betrieb gewerblicher Art der Universität handelt gelten die Kriterien des § 2 Körperschaftsteuergesetz auch im Rahmen des Umsatzsteuergesetzes.
Eine Körperschaftsteuerpflicht besteht ebenfalls nur bei Subsumierbarkeit unter § 2 KStG, d.h. bei Vorliegen eines Betriebes gewerblicher Art. Die Zurechnungseinheit stellt in diesem Zusammen-hang nicht die juristische Person dar, sondern jede nach wirtschaftlichen und organisatorischen Gesichtspunkten eindeutig abgrenzbare Einheit. Kriterien für eine solche Abgrenzung können z.B. eigenständige Organisationseinheiten mit eigenem Leiter, eigenes Personal oder eigenem Ver-rechnungskreislauf sein. Bei diesen Fragestellungen sollte man aber sicherheitshalber auch beim zuständigen Finanzamt nachfragen. Das Finanzamt führt dann eine Tatsachenbeurteilung durch. Allgemeine Prüfungskriterien (§ 2 KStG) sind: Ist die Einrichtung wirtschaftliche selbständig, aus-schließlich oder überwiegend auf nachhaltige privatwirtschaftliche Tätigkeit ausgerichtet und erzielt sie Einnahmen durch Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr. Zur Beurteilung kann auch ein Gutachten eines Wirtschaftstreuhänders eingeholt werden. Das hat aber weniger Bindungswirkung wie die Auskunft des Finanzamtes.
Grundsätzlich sind Universitäten weiterhin Körperschaften öffentlichen Rechts (wie zuvor als Teil des Bundes), sodass kein Grund für eine andere Beurteilung durch die Finanzverwaltung besteht als bisher. Sollte dennoch im Einzelfall mit Steuernachzahlungen für die Vergangenheit gerechnet werden müssen, wäre dafür auch durch Bildung von Rückstellungen vorzusorgen.

Rückstellungen

•    An den Universitäten gibt es sehr unterschiedliche Personalkategorien. Dieser Umstand macht die Rückstellungsberechnungen für Abfertigungen, Jubiläums-gelder und Urlaubsgelder zu einem komplexen Thema. Ist bzgl. einheitlicher Be-rechnungsstandards eine Richtlinie des BMBWF geplant?
Eine eigene Richtlinie zu diesem Thema ist von Seiten des BMBWF nicht geplant. Allerdings wird empfohlen, zur Bewertung gängige Verfahren heranzuziehen (z.B. gemäß Fachgutachten KFS/RL2 der Kammer der Wirtschaftstreuhänder für Abfertigungsverpflichtungen).

•    Können Urlaubsrückstellungen auch für Beamte gebildet werden? Wie ist dies bei dem übrigen Universitätspersonal?
Denkbar sind Urlaubsrückstellungen für offene Urlaubsansprüche, die zum Bilanzstichtag bestehen und von den Universitäten wirtschaftlich zu tragen sind. Für andere Beschäftigtengruppen können sämtliche üblichen Personalrückstellungen (z.B. für Abfertigungen, Urlaube, Jubiläumsgelder) in der Bilanz eingestellt werden, sofern entsprechende Ansprüche bestehen.

•    Können in der Bilanz auch Sonstige Rückstellungen für Maßnahmen lt. Arbeitnehmerschutzgesetz (etwa Bauvorhaben gemäß Generalsanierungsplan) berücksichtigt werden?
Die Übergangsfrist für Verbesserungsauflagen  im Rahmen des Arbeitnehmerschutzgesetzes läuft bis zum 1. Oktober 2013. Dabei sind die Generalsanierungspläne zu berücksichtigen und werden nur bei schwerwiegenden Missständen zu entsprechenden Bescheiden führen. D.h. falls jetzt schon Rückstellungen gebildet werden, muss es auch einen gültigen Bescheid bezüglich der baldigen Vornahme von baulichen Maßnahmen geben und weiters muss es sich um Reparaturen und nicht um aktivierbare Investitionen handeln.

•    Können Sonstige Rückstellungen für besondere Entsorgungskosten, wie z.B. bei chemischen Labors oder bei einem Versuchsreaktor, gebildet werden?
Rückstellungen sind jedenfalls für Verbindlichkeiten zu bilden, die dem Grund oder der Höhe nach noch nicht ganz sicher sind und die der (abgelaufenen) Wirtschaftsperiode zuzuordnen sind. Wenn die Entsorgung eine wahrscheinliche zukünftige Verpflichtung darstellt (z.B. Entsorgung ist gesetzlich vorgegeben), dann ist dafür auch eine entsprechende Rückstellung zu bilden sofern der Aufwand einer zum Bilanzstichtag bereits abgelaufenen Wirtschaftsperiode zuzuordnen werden kann.

Frühwarnberichterstattung

•    Gemäß §16 der Univ. Rechnungsabschluss VO haben Universitäten einen Frühwarnbericht zu erstellen. Welche Universitäten sind davon betroffen bzw. wann hat diese Berichterstattung zu erfolgen und was umfasst sie genau?
Gemäß UG § 12(13) kann das BMWFW im Falle der drohenden oder eingetretenen Zahlungsunfähigkeit der Universität ein Sanierungskonzept als verbindlichen
Rahmen für ihre Wirtschaftsführung vorgeben, um die künftige, dauerhafte Leistungsfähigkeit der Universität zu erreichen. Damit das BMBWF entsprechend handeln kann, muss es über das Vorliegen der drohenden oder bereits eingetretenen Zahlungsunfähigkeit entsprechend informiert werden. Als Instrument für diese Berichterstattung wurde mit der Univ. Rechnungsabschluss VO Novelle 2010 der Frühwarnbericht eingeführt.

Von der Berichterstattung sind nur solche Universitäten betroffen, die eine angespannte Liquiditätslage aufweisen. Im Rahmen der Frühwarnberichterstattung wird die Liquiditätslage dann als angespannt bezeichnet, wenn folgende zwei ausgewählte Kennzahlen darauf hinweisen:

Jahresfehlbetrag und Eigenmittelquote weniger als 8 %
oder
Jahresfehlbetrag und Mobilitätsgrad weniger als 100 %

Die Kennzahlen können einerseits in Rahmen der Rechnungsabschlusserstellung aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung berechnet werden. Wenn die Voraussetzungen vorliegen, d.h. die Kennzahlen auf eine angespannte Liquiditätslage hinweisen, dann hat das Rektorat bis zum 30.4. gemeinsam mit dem Rechnungsabschluss samt Wirtschaftsprüfungsbericht dem Universitätsrat den Frühwarnbericht zur Kenntnis zu bringen. Der Frühwarnbericht ist dann gemeinsam mit dem Rechnungsabschluss an das BMBWF weiterzuleiten.
Anderseits kann aber auch bereits während des laufenden Jahres absehbar sein, dass ein Frühwarnbericht zu erstellen sein wird (z.B. im Rahmen einer Aktualisierung der Planungsdaten für das Beteiligungscontrolling). In diesem Fall muss das Rektorat bereits zu diesem Zeitpunkt einen Frühwarnbericht erstellen und dem Universitätsrat zur Kenntnis bringen.

Inhaltlich ist der Frühwarnbericht zukunftsbezogen. Es sind darin die Ursachen für den Jahresfehlbetrag anzugeben. Ferner beinhaltet der Frühwarnbericht eine integrierte Planungsrechnung samt wesentlicher Planungsprämissen für die Dauer der laufenden Leistungsvereinbarungsperiode. Mögliche Einsparungs- und Sanierungsmaßnahmen sind ebenfalls darzustellen. Die konkrete Entscheidung, wie umfangreich der Frühwarnbericht zu gestalten ist, wird aber auch davon abhängen, wie akut bzw. finanziell bedrohlich die Liquiditätslage der Universität tatsächlich ist. Bei drohender Zahlungsunfähigkeit sollte der Frühwarnbericht bzw. die integrierte Planungsrechnung jedenfalls auch folgende Informationen enthalten:
* Zu welchem Zeitpunkt droht der Eintritt der Zahlungsunfähigkeit,
* Wie groß wird die Lücke an liquiden Mitteln zu diesem Zeitpunkt voraussichtlich sein.

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