Die Erläuterungen sollen Ihnen das Erstellen der Anträge erleichtern. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den Helpdesk unter http://unicontrolling.bmbwf.gv.at bzw. Frau Dr. Eva Gaisbauer, This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., Tel. 01/53120 – 5190 oder Herrn Mag. Georg Tummeltshammer, This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. , Tel. 01/53120 – 5132 .
Generelle Hinweise
Die Plattform http://unicontrolling.bmbwf.gv.at wurde um die gegenständliche Ausschreibung erweitert und ist von den Universitäten über die bereits bekannten spezifischen Zugangsdaten erreichbar. Damit kann die Rektorin/der Rektor der antragstellenden Universität das/die Vorhaben bis 15. September 2019 über die Plattform einbringen.
Für jedes Vorhaben ist ein gesondertes Antragsformular zu übermitteln.
Die Projekte sind ausschließlich auf elektronischem Weg über die Plattform einzureichen
Zu den einzelnen Punkten des Antragsformulars
1. Allgemeine Angaben
Bezeichnung des Vorhabens:
Geben Sie einen Kurztitel an, der auf den Inhalt des Vorhabens hinweist und nach Möglichkeit allgemein verständlich ist.
Zuordnung des Vorhabens:
Klassifizieren Sie das Vorhaben einerseits als Lead – Projekt oder Sonstiges Vorhaben und andererseits als (überwiegendes) digitales Transformations- oder soziales Transformations–Vorhaben oder als Kombinationsvorhaben. Die Zuordnung soll die Wahl der externen Begutachtung erleichtern.
Antragstellende Universität:
Geben Sie den Namen der Universität an, die das Vorhaben einreicht und als Trägerin des Vorhabens (federführende Universität) fungiert. Trägerin kann nur eine der in § 6 UG genannten Universitäten sein. Im Falle der Beteiligung von zwei oder mehreren Universitäten haben sich die Universitäten auf eine Trägeruniversität zu einigen. Diese stellt den Projektantrag, die anderen beteiligten Universitäten sind als Kooperationspartnerinnen anzuführen, bringen das Vorhaben aber nicht ebenfalls ein (keine Doppeleinreichungen). Die antragstellende Universität ist Ansprechpartnerin des BMBWF, sie vertritt die anderen Kooperationspartner/innen und ist für die ordnungsgemäße Projektumsetzung einschließlich Berichtslegung und Abrechnung verantwortlich.
Ansprechperson für inhaltliche Fragen:
Benennen Sie eine Person, die bei inhaltlichen Fragen zum Projektantrag kontaktiert werden kann.
Ansprechperson der Universität für die technisch – administrative Abwicklung:
Benennen Sie eine Person, die in Bezug auf die technisch-administrative Abwicklung einschließlich finanzieller Klarstellungen, etc. kontaktiert werden kann. Werden von einer Universität mehrere Vorhaben eingereicht, wird gebeten, für die technisch-administrative Abwicklung aller Vorhaben dieselbe Ansprechperson namhaft zu machen.
2. Kosten des Vorhabens und Kooperationspartner/innen
Gesamtkosten des Vorhabens:
Ermitteln Sie die während der Laufzeit für das Vorhaben anfallenden Gesamtkosten nach dem angeschlossenen Kalkulationsleitfaden und tragen Sie den Gesamtbetrag in das gegenständliche Feld ein. Darunter gliedern Sie die Gesamtkosten nach Investitionskosten, Personalkosten und sonstige Kosten (Restposten) auf.
Investitionskosten sind im Zusammenhang mit der Entwicklung, Anschaffung/Herstellung und dem Betrieb von digitalen Konfigurationen anfallende Einmalkosten inkl. USt. Auf Grund des Budgetlimits kann keine Großforschungsinfrastruktur/Rechnercluster finanziert werden, im Fokus stehen eher die Entwicklung von digitalen Prototypen und Tools im Sinne von Software/Apps, die Einrichtung und erforderliche Um- und Aufrüstung von Arbeitsplätzen mit digitalem Equipment und Software für Datenverwaltung (Open Data, Repository Systems).
Unter Personalkosten sind die Kosten der für das Vorhaben benötigten (Neu-) Anstellungen und der Weiterqualifizierung des vorhandenen Personals in Bezug auf Kombination von IT-, Prozess- und universitärem Fachwissen zu verstehen (z.B. für den technischen Support für Entwicklung, Installation und Einschulung in neues Equipment, Doktorandenstipendien oder – stellen, Social Media Kommunikation und Koordination).
Höhe der beim BMBWF beantragten Mittel:
Führen Sie hier den Teilbetrag der Gesamtkosten (= Summe aus Investitions-, Personal- und sonstigen Kosten) an, der im Rahmen der Ausschreibung beim BMBWF beantragt wird.
Umsetzungszeitraum:
Geben Sie den für die Realisierung des Vorhabens erforderlichen Zeitraum (Planung, Entwicklung, Beschaffung, Inbetriebnahme und Nachjustierung/ Mängelbehebung) an. Alle Vorhaben sind bis längstens 31.12.2024 abzuschließen und abzurechnen; vom BMBWF genehmigte, aber bis zu diesem Termin nicht benötigte Mittel werden nicht mehr ausbezahlt.
Folgekosten nach Beendigung des Vorhabens:
Kreuzen Sie zunächst an, ob das Vorhaben nach seinem Abschluss in den Regelbetrieb übernommen und/oder Folgeprojekte angestoßen werden sollen und daher Folgekosten aus dem Vorhaben resultieren werden (ja/nein/offen). Falls ja, erläutern Sie kurz, die Art der Folgekosten (z.B. Personalkosten), kalkulieren Sie die jährlich anfallenden Folgekosten und geben Sie an, wie diese bedeckt werden sollen. Beachten Sie, dass eine Fortführung der BMBWF-Mittel nach Projektende nicht vorgesehen ist (auch nicht durch Erhöhung des Globalbudgets im Rahmen künftiger LV-Verhandlungen).
Bezeichnung der Kooperationspartner/innen und deren finanzielle Beteiligungen:
Benennen Sie alle teilnehmenden Institutionen. Selbstverständlich sind auch internationale Kooperationen (EU- und Nicht–EU-Länder) möglich. Eigentümer der aus BMBWF-Mitteln getätigten Anschaffungen können jedoch nur Universitäten gem. § 6 UG sein, und der Standort dieser Anschaffungen muss in Österreich liegen (Ausnahmen: ausländische Standorte der Universitäten gem. § 6 UG). Im Feld neben den kooperierenden Institutionen sind deren finanzielle Beiträge und/oder In kind-Leistungen für das Vorhaben anzuführen. Die Summe aller Beiträge plus die im Rahmen dieser Ausschreibung beim BMBWF beantragten Mittel muss mit den Gesamtkosten des Vorhabens (siehe oben) übereinstimmen.
Bitte beachten Sie folgende finanzielle Eckpunkte:
- Für die Zuerkennung von BMBWF-Mitteln ist eine in Relation zum Volumen des Vorhabens angemessene finanzielle Eigenleistung der antragstellenden Universität und der (allenfalls) anderen teilnehmenden Kooperationspartner/innen erforderlich. Projektanträge mit einem hohen Eigenfinanzierungsanteil werden bevorzugt behandelt.
- Die im Rahmen dieser Ausschreibung eingereichten Vorhaben dürfen nicht bereits bei anderen Stellen zur Finanzierung eingereicht worden sein oder während der Umsetzungsphase eingereicht werden. Die beim BMBWF beantragten Mittel dürfen auch nicht von anderen Stellen finanziert werden, ein entsprechender Bestätigungsvermerk ist im Antragsformular (Pkt. 2) enthalten.
- Die Leistungen der Projektbeteiligten sind in Euro-Beträgen anzugeben.
- Aus vorwiegend öffentlichen Mitteln finanzierte Universitäten und Hochschulen in Österreich und den EU-Staaten, sonstige vorwiegend öffentlich finanzierte Einrichtungen aus dem Bildungs-, Forschungs-, Kunst- und Kulturbereich sowie gemeinnützige Einrichtungen der Zivilgesellschaft können ihre Beiträge auch in Form von In kind-Leistungen (Personal- und Sachleistungen) erbringen.
- Die Kooperationspartner/innen haben ihre finanziellen Beteiligungen in einem Letter of Commitment verbindlich festzuhalten und darin auch klar zu stellen, ob es sich um Cash-Beiträge oder In-kind-Leistungen handelt. Diese Erklärungen sind dem Projektantrag als PDF-Files anzuschließen.
- Die antragstellende Universität hat dafür Sorge zu tragen, dass die für die Projektumsetzung erforderlichen Bewilligungen eingeholt und die gesetzlichen, insbesondere auch vergaberechtlichen Bestimmungen eingehalten werden. Ein entsprechender Bestätigungsvermerk ist im Antragsformular (Pkt. 2) enthalten.
3. Bezug zur Leistungsvereinbarung, zum Entwicklungsplan und zur Strategie(entwicklung) der Universität/Universitäten sowie europäischen/internationalen Initiativen
Benennen Sie den Bezug habenden Abschnitt in der LV 2019 – 2021 und im Entwicklungsplan und geben Sie die entsprechenden Seiten der LV und des EP an, zu denen ein inhaltlicher Konnex besteht. Falls im Rahmen des Vorhabens die bestehende Forschungsinfrastruktur erneuert oder erweitert werden soll, geben Sie auch die ID der BMBWF-Forschungsinfrastruktur – Datenbank an, bei Infrastrukturen an anderen Einrichtungen durch Link auf die öffentliche BMBWF-Datenbank oder Link zur Referenzhomepage.
Erläutern Sie weiters, wie sich das Vorhaben in die bestehende oder geplante Digitalisierungsstrategie, institutionelle Strategie zur sozialen Dimension, Diversitätsstrategie der Universität/der beteiligten Universitäten einfügt bzw. welchen Nutzen das zu entwickelnde Service für alle Universitäten bringt. Darüber hinaus sollen Bezüge zu europäischen/internationalen Initiativen dargelegt werden.
4. Beschreibung des Vorhabens
In 4.1 skizzieren Sie die Ausgangslage, die angestrebten Ziele und die beabsichtigten Maßnahmen.
Stellen Sie im Umsetzungskonzept die geplanten Maßnahmen vor und geben Sie an, welche Ressourcen (getrennt nach Personal- und Sachressourcen) erforderlich sind und wie diese von den einzelnen Kooperationspartner/innen bereitgestellt werden bzw. durch die gegenständliche Ausschreibung ergänzt werden sollen. Mindestanforderung an das Umsetzungskonzept ist eine kurze Beschreibung der Projektphasen (Konzept, Planung, Umsetzung, Betrieb, etc.).
Die Qualität des Konzeptes ist wesentlich für die Vergabeempfehlung der Auswahlkommission, die inhaltlichen Auswahlkriterien sind zu berücksichtigen, wobei der Qualität der Vorrang vor der Quantität zukommt.
In 4.2 sollen die verbalen Ausführungen von Pkt. 4.1 und die Kostenangaben des Pkt. 2. in ein Gesamtbild zusammengeführt werden, aus dem ersichtlich wird, welche Leistungen die einzelnen Kooperationspartner/innen erbringen und wofür die eingesetzten Mittel verwendet werden. Die angeschlossene Mustertabelle (Link) soll Ihnen einen Anhaltspunkt für die erforderlichen Mindestangaben geben. Schließen Sie eine nach den Erfordernissen des Projekts angepasste bzw. erweiterte Tabellenübersicht dem Antragsformular an. Wenn von einer Universität mehrere Vorhaben eingereicht werden, wird im Interesse einer besseren Vergleichbarkeit ersucht, für alle Vorhaben eine einheitliche Tabellendarstellung zu wählen.
5. Erfüllung und Konkretisierung der Auswahlkriterien
Begründen Sie (auch in Stichworten), warum und wie nach Ihrer Einschätzung das Vorhaben das jeweilige Kriterium erfüllt. Bei nicht zutreffenden Kriterien merken Sie dies an oder lassen Sie das Feld leer (Qualität vor Quantität).